Microsoft Word adalah aplikasi pengolah kata dan dokumen yang sangat lengkap fiturnya dan anda bisa membuat dokumen simpel hingga sebuah buku yang kompleks. Namun, ada beberapa aturan yang harus anda pahami agar dokumen terlihat lebih profesional, baik untuk lamaran kerja hingga proposal untuk bisnis.
1. Buat dokumen yang sederhana
Desain dokumen yang menarik dan memiliki warna yang banyak mungkin terlihat sangat menarik. Namun, terlalu banyak desain dengan warna yang banyak membuat membacanya menjadi terganggu. Dokumen yang sederhana sangatlah penting, apalagi dokumen tersebut untuk sesuatu hal yang resmi.
Dalam membuat dokumen, konten harus selalu menjadi yang utama. Buatlah dokumen yang membuat orang lain dapat membacanya dengan mudah dan gampang dicerna. Pergunakan kata yang efisien, tidak banyak kata berulang.
2. Memilih font yang sesuai dengan keadaan
Pemilihan font yang tepat tentu tak kalah penting. Pada umumnya, font untuk dokumen yang bisa anda gunakan ada 2 jenis. Yang pertama adalah serif dan sans-serif. Lalu, apa sebenarnya 2 jenis huruf tersebut?
a. Serif
Jenis huruf Serif adalah jenis huruf yang memiliki ciri khas yaitu memiliki goresan pada sebagian atau semua ujung. Lebih jelasnya bisa anda lihat pada gambar diatas.
Font jenis ini lebih cocok untuk dokumen yang di cetak. Oleh karena itu sebagian besar koran menggunakan jenis huruf seperti itu. Font jenis ini juga sangat terkenal di era Microsoft Word 2003. Apakah anda bisa menebak font yang berjenis Serif?
Ya, font Times New Roman sangatlah terkenal karena menjadi font bawaan untuk Microsoft Word 2003. Selain itu, font jenis serif yang umum digunakan meliputi Garamond, Georgia, Hoefier Text, dan Palatino.
b. Sans-serif
Jenis huruf sans-serif adalah jenis huruf yang tidak memiliki goresan pada ujungnya. Sans-serif ini memang terlihat lebih modern dibandingkan serif. Font jenis ini lebih cocok digunakan untuk dokumen yang dibaca di layar langsung.
Jika anda menggunakan Microsoft Office dari tahun 2007 hingga Office yang sekarang, pastinya anda mengetahui bahwa font bawaan yang digunakan adalah Calibri. Font tersebut adalah berjenis sans-serif ini.
Selain Calibri, font lain yang berjenis sans-serif meliputi Arial, Gili Sans, Helvetica, dan Lucida Sans.
Apapun jenis yang anda gunakan, pastikan di dokumen yang anda buat konsisten menggunakan 1 jenis huruf saja. Namun, anda juga boleh menggunakan jenis huruf yang berbeda untuk heading.
3. Gunakan ukuran dan warna font yang standar
Di Microsoft Word, ukuran font yang biasa digunakan adalah 11 dan menggunakan font Calibri. Namun, banyak dokumen khususnya untuk kuliah dan bisnis, ukuran font yang disarankan adalah 12. Saya sarankan agar membuat dokumen profesional, anda juga menggunakan ukuran 12 dibandingkan ukuran 11 bawaan Microsoft Office.
Aturan umumnya adalah jangan terlalu banyak menggunakan warna font yang berbeda-beda. Untuk menekankan suatu informasi, lebih baik anda menggunakan bold atau teks italic. Pengecualian mungkin terjadi jika anda membuat booklet atau brosur yang biasanya memiliki latar belakang yang visual, sehingga anda harus memainkan warna font.
4. Menggunakan indent pada baris pertama paragraf
Baris pertama paragraf merupakan baris yang sangat penting dan biasanya disanalah topik utama pada paragraf tersebut. Memiliki indent yang menjorok mendalam membuat secara visual baris pertama itu mudah ditemukan.
Untuk membuat indent, saya sarankan anda menggunakan styles untuk melakukannya. Dengan menggunakan styles, anda tidak perlu menggunakan tombol Tab setiap kali anda membuat paragraf baru seperti pada animasi diatas. Panjang bawaan untuk indent biasanya 1,27 cm. Namun, anda bisa mengubahnya dengan mudah nanti jika diperlukan dan anda tidak perlu mengubah satu persatu di setiap paragraf jika menggunakan style.
5. Menggunakan ukuran kertas dan margin standar
Ukuran kertas standar yang biasa digunakan adalah A4 yaitu berukuran 210 mm x 297 mm. Anda bisa menggunakan ukuran kertas lain jika ada persyaratan khusus maupun ingin menggunakan ukuran kertas yang agak besar agar banyak konten yang dimuat seperti F4.
Margin yang di sarankan juga margin Normal yang sudah ada di Microsoft Word yaitu 2,54 cm di setiap sisi. Dengan margin tersebut, anda bisa menambahkan anotasi dengan mudah di Header dan Footer.
6. Menggunakan alignment Justify
Untuk kebutuhan akademik dan bisnis, penggunaan alignment Justify merupakan hal yang sudah menjadi standar. Dengan Justify, bagian kanan dokumen akan terlihat rata sehingga terlihat rapi. Justify sangat cocok digunakan untuk keperluan akademik maupun bisnis.
Penggunaan Justify ini juga mungkin bisa anda lihat di berbagai jenis dokumen. Namun, penggunaan alignment kiri juga bisa jadi anda pakai. Karena alignment kiri memastikan jarak antar kata pada setiap barisnya sama, sehingga konsistensi dapat terlihat. Tidak seperti Justify yang jika pada jarak tersebut tidak cukup, maka Justify akan memberikan jarak yang besar antar kata. Alignment kiri juga biasa anda temukan di situs online seperti situs ini.
7. Jarak antar baris (Line Spacing)
Mengenai jarak antar baris atau Line Spacing, aturannya bervariasi tergantung jenis dokumen yang anda buat. Namun, selama saya menggunakan Microsoft Word, biasanya kita diminta menggunakan 1,5 lines. JIka menurut anda terlalu lebar, anda bisa menggunakan Single. Anda juga dapat menggunakan Double jika memang membutuhkan jarak antar baris yang besar.
Namun anda tak perlu khawatir karena anda bisa mengatur sendiri jaraknya jika tidak ada opsi yang tepat pada kolom “At:”.
8. Letakkan gambar di antara paragraf
Walau aturan ini sangat tergantung dari jenis gambar apa yang dimasukkan, namun meletakkan gambar di antara paragraf adalah pilihan yang terbaik. Apalagi gambar yang anda masukkan melibatkan diagram, tabel dan konten penting lainnya.
Anda bisa saja memasukkan gambar di bagian kiri atau kanan paragraf, namun pastikan gambar tersebut ukurannya tidak lebih dari setengah dari ukuran lebar dokumen.
9. Menggunakan Heading
Heading sangatlah penting agar dokumen bisa terbagi tergantung konteks apa yang dibicarakan. Heading bisa anda artikan sebagai judul Bab dan sub bab. Biasanya, kebanyakan orang membuat judul secara manual, namun sebenarnya anda bisa membuat judul secara otomatis mengikuti format yang hanya ditentukan sekali.
Saya sendiri sudah mengulasnya secara ekslusif di artikel cara menggunakan styles. Bahkan, anda bisa membuat daftar isi secara otomatis jika anda menggunakan style ini. Dan ketika anda expor ke PDF, maka judul dan sub judul bisa anda temukan di bookmark sehingga dokumen anda terlihat profesional.
10. Memisahkan bagian dengan Section Break
Section Break memungkinkan kita untuk memisahkan pengaturan antar halaman. Sebagai contoh, ada penjelasan panjang pada halaman pertama. Kemudian di halaman kedua, ada tabel yang memiliki kolom cukup panjang sehingga jika orientasi halaman Portrait sama seperti halaman pertama, maka kolomnya tidak akan mencukupi.
Dengan menggunakan Section Break, halaman kedua bisa anda ubah ke Landscape dan halaman pertama tetap menggunakan Portrait. Caranya:
- Klik di dokumen dimana anda ingin memulai section atau bagian yang baru.
- Klik menu Layout
- Kemudian klik Breaks
- Klik “Next Page” agar halaman baru dimulai di halaman selanjutnya.
Maka jika dilihat dari contoh diatas, paragraf paling bawah akan bergeser ke halaman baru. Langkah selanjutnya, klik menu Layout (1) > Orientation (2) > Landscape (3) pada halaman ke-2. Maka, hanya halaman ke-2 saja yang Landscape dan halaman pertama tetap Portrait.
Dengan menggunakan cara diatas, ada banyak informasi yang dimuat di dokumen anda dan akan terlihat lebih elegan.
Membuat dokumen profesional tidaklah sulit
Jika tidak ada aturan yang mengikat, mengikuti setiap tips yang ada diartikel ini adalah pilihan tepat. Dan sebenarnya, anda tidak perlu format khusus dan desain dokumen yang sulit agar dokumen anda terlihat profesional serta elegan. Jika anda ingin belajar dari awal dengan cepat Microsoft Word, saya juga sudah menulisnya di artikel ini.
Lalu, apakah menurut anda ada cara lain yang bisa ditambahkan diartikel ini? Yuk berikan komentar anda dibawah ini.