Cara Kerja dari Rumah Efektif Dengan Microsoft Office

Di tengah wabah COVID-19 ini, semakin banyak yang menyarankan untuk kita kerja dari rumah. Dengan kerja dari rumah, kita bisa menjadi pahlawan dengan cara memutus rantai penyebaran virus. Banyak cara kerja dari rumah, namun di artikel ini, saya mencoba memberikan cara kerja dari rumah efektif dengan aplikasi yang paling sering kita pakai yaitu Microsoft Office.

Artikel ini sangat cocok bagi anda jika anda memang bekerja di kantor yang sering menggunakan Microsoft Office. Bagi anda seorang pekerja lepas atau freelancer juga cocok untuk menggunakan tips di artikel ini. Dengan begitu, anda bisa produktif dan bekerja dimana saja. Langsung saja, ini dia pembahasannya.

Gunakan Office 2013, 2016, 2019, atau Office 365 dan Office Online

Untuk bekerja Online secara maksimal, anda bisa menggunakan versi Office diatas. Di artikel ini, saya menggunakan Office 365. Caranya mungkin sedikit berbeda jika anda menggunakan Office versi lain. Untuk Office Online ini merupakan versi Microsoft Office yang bisa diakses lewat Web. Office Online bersifat gratis dan yang perlu anda lakukan adalah buat akun Microsoft. Jika sudah ada, anda tinggal masuk di Office Online.

Mempersiapkan OneDrive

OneDrive adalah salah satu cloud storage yang berfungsi menyimpan file secara online, sehingga bisa diakses dimana saja. Jika anda menggunakan Windows 8 dan Windows 10, OneDrive sudah terpasang dan yang perlu anda lakukan adalah masuk dengan akun Microsoft.

Langkah pertama adalah silahkan anda buka OneDrive. Buka Start dan ketik “onedrive” dan tekan enter. Anda juga bisa klik icon awan di taskbar anda untuk membuka OneDrive. Kemudian, anda akan diminta masuk seperti gambar diatas. Klik “Sign In” untuk memulainya.

Kemudian, masukkan alamat email dari akun Microsoft anda. Jika anda belum memiliki akun, silahkan klik “Create account”. Jika sudah memasukkan email, klik “Sign in”. Selanjutnya, anda diminta memasukkan password. Masukkan password dan klik “Sign in” lagi.

Windows akan memberitahu anda dimana lokasi OneDrive anda saat ini. Folder tersebut berisi seluruh file yang ada di OneDrive. Semua file yang disimpan di folder tersebut secara otomatis bisa diakses di seluruh perangkat, selama anda Sign in menggunakan akun Microsoft anda. Sangat nyaman bukan? Karena anda tidak perlu membawa flash disk lagi dan cukup dengan satu akun untuk mengakses seluruh file yang anda miliki. Jika sudah mengerti, klik “Next”.

Selanjutnya, OneDrive akan mengecek 3 folder diatas di komputer anda. Jika anda izinkan, maka folder tersebut akan di backup ke OneDrive. Jika anda mau seperti itu, silahkan centang saja folder tersebut. Jika sudah, klik “Continue”.

Kemudian, anda akan ditawarkan untuk menggunakan Office 365. Klik saja “Not Now”. Kemudian, anda akan di beri tahu apa saja yang bisa dilakukan di OneDrive. Klik saja “Next” hingga selesai.

Folder OneDrive akan muncul jika anda sudah selesai mengkonfigurasi OneDrive dengan benar. OneDrive bisa anda akses di File Explorer. Tekan tombol Windows + E untuk membukanya dan folder OneDrive ada di panel sebelah kiri.

Bekerja online dengan Microsoft Office + OneDrive

Setelah aplikasi Office dan OneDrive telah siap, sekarang anda bisa mulai bekerja. Pada akhir artikel, anda akan mampu:

1. Membuat dokumen dan menyimpannya di OneDrive, sehingga bisa diakses di perangkat apapun menggunakan Office Online.
2. Membuka dokumen di smartphone dengan aplikasi Office dan OneDrive.
3. Mengundang orang lain untuk melihat dan atau membuat dokumen secara online.

Berikut cara kerja dari rumah efektif dengan Microsoft Office:

1. Membuat dokumen dan menyimpannya di OneDrive serta membukanya dengan Office Online

Untuk memulai, silahkan bekerja di salah satu aplikasi seperti Word, Excel, atau PowerPoint. Sebagai contoh, saya membuat dokumen dari salah artikel di situs ini dengan Microsoft Word. Selanjutnya, silahkan simpan dokumen anda di OneDrive. Tekan tombol CTRL + S untuk menyimpan. Secara bawaan, Word akan merekomendasikan menyimpannya di OneDrive. Jika anda ingin menyimpannya di folder lain di OneDrive, klik saja “More save options”.

Anda bisa mengklik OneDrive kemudian memilih folder yang ada di OneDrive. Jika sudah, klik “Save”.

Jika sudah tersimpan, dokumen tersebut bisa anda akses di perangkat apapun selama anda ingat akun Microsoft. Misalnya saja anda meminjam komputer anda, yang perlu anda lakukan adalah membuka browser dan buka situs OneDrive. Seperti gambar diatas, file dokumen bernama “Windowsku.docx” tersedia di browser. Anda tinggal klik dokumen tersebut untuk membukanya. Hasilnya adalah seperti dibawah ini.

Dokumen tersebut saya buka langsung lewat browser menggunakan Office Online. Office Online terdiri dari Word, Excel, PowerPoint, Outlook, dan OneNote. Anda juga bisa mengubah dokumen tersebut layaknya anda menggunakan aplikasi Office Word. Lalu, apa saja kelebihan dan kekurangan dari Office Online ini? Yuk kita simak penjelasannya.

Kelebihan Office Online

1. Bisa diakses di komputer manapun dan browser apapun.
2. Gratis, bahkan bagi anda yang tidak memiliki aplikasi Office di komputer.
3. Tidak perlu melakukan Save, karena setiap perubahan yang anda lakukan otomatis tersimpan.
4. Dapat membuka file PDF.

Kelemahan Office Online

1. Tidak semua fitur pada Office di desktop tersedia di Office Online. Contohnya jika Word di desktop tersedia menu Mailings, sedangkan di Office Online tidak ada.
2. Office Online hanya mendukung OneDrive dan DropBox sebagai Cloud Storage.
3. Dokumen yang didukung adalah file Office dengan ekstensi terbaru. Misalnya saja anda memiliki dokumen dari Office 2003 berekstensi “.doc”, maka anda tidak bisa membukanya.
4. Tidak bisa membuka dokumen dengan ukuran lebih dari 10 MB.
5. Tidak mendukung file Office yang terlindungi dengan password.

Dengan beberapa kelemahan yang dimiliki, Office Online sangat cocok anda gunakan ketika anda ingin mengubah cepat atau beberapa hal di dokumen anda. Jika perubahan yang dilakukan cukup kompleks, maka aplikasi Office di komputer harus anda gunakan. Dan apapun yang anda ubah di Office Online, tentu akan berubah juga di file pada komputer anda selama komputer anda terkoneksi internet.

2. Membuka dokumen di smartphone dengan aplikasi Office dan OneDrive

Mengedit dokumen di smartphone sudah bukan mimpi lagi karena Microsoft telah merilis aplikasinya di Play Store maupun di App Store. Dengan menggunakan OneDrive, anda juga bisa membuka file yang anda miliki sendiri langsung dari smartphone.

Berikut link download untuk aplikasinya:

1. Android: OneDrive dan Microsoft Office
2. iOS: OneDrive dan Microsoft Office

Disini, saya menggunakan aplikasi di Android saya. Cara penggunaannya sangat mirip walaupun anda menggunakan perangkat iOS seperti iPhone dan iPad.

• 

• 

• 

• 

Setelah anda download, silahkan buka OneDrive dan masuk dengan akun Microsoft anda. Masukkan email dan sentuh tombol panah kanan. Tunggu beberapa saat dan masukkan Password anda. Jika sudah, maka seluruh file di OneDrive akan muncul. Kemudian, anda bisa membuka dokumen yang sudah anda buat di komputer dan mengeditnya seperti gambar diatas.

3. Mengundang orang lain untuk melihat dan atau mengedit dokumen secara online

Karena dokumen kita sudah tersimpan secara online, itu artinya kita bisa akses dimana saja dan kapan saja. Bahkan, kita bisa mengizinkan orang lain mengakses dan atau mengubahnya. Caranya sangat mudah sekali.

Klik kanan pada file atau folder yang ingin anda bagikan ke teman anda. Kemudian, klik “Share”.

• 

• 

Kemudian akan muncul tampilan seperti diatas. Secara bawaan, file atau folder hak aksesnya adalah bisa di lihat dan juga bisa diubah. Jika anda ingin mengubahnya, klik “Anyone with the link can edit”. Kemudian, hilangkan tanda centang pada “Allow editing”, sehingga orang yang anda bagi file atau foldernya tidak bisa mengubahnya dan hanya bisa melihatnya saja. Jika sudah, klik “Apply”. Selanjutnya, anda bisa menggunakan e-mail atau anda bisa mengklik “Copy Link” dan link tersebut bisa anda bagikan.

Jika anda buka link tersebut di browser, maka anda akan langsung melihat file tersebut. Anda bisa mendownload-nya langsung. Jika hak aksesnya hanya melihat saja, maka teman anda tidak bisa mengubahnya dan hanya bisa mendownload saja.

Cara kerja dari rumah ternyata sangat mudah bukan?

Bekerja dimana saja bukan hanya mimpi saat ini. Anda bisa melakukannya kapan saja dan dimana saja. Tidak perlu bergantung dengan komputer, bahkan anda bisa bekerja walaupun bermodalkan smartphone saja. Lalu, bagaimana menurut anda? Yuk bagikan komentar anda di kotak komentar di bawah ini.