Cara Menggunakan Trello: Buat Daftar Belanja Hingga Manajemen Proyek

Bingung bagaimana cara menggunakan Trello? Dengan Trello, anda bisa melakukan banyak hal. Dari hal rutin pribadi setiap hari anda hingga manajemen proyek skala besar yang biasa digunakan di perusahaan. Trello menawarkan banyak hal agar anda bisa mengatur hal penting dengan lebih terorganisir dan lebih terarah secara bersamaan.

Apa saja yang bisa anda lakukan dengan Trello?

Trello adalah sebuah alat untuk berkolaborasi yang bisa mengatur projek-projek anda di satu layar. Walaupun ditujukan untuk penggunaan banyak orang, namun tentu anda bisa menggunakannya untuk diri anda sendiri saja.

Trello lebih dari sekedar membuat daftar belanja. Sebelum kita mulai membahas cara menggunakan Trello, perlu kita sama-sama ketahui dulu hal ini. Bisa jadi Trello akan mengubah hidup anda jadi lebih baik dengan berbagai fitur yang ditawarkan. Berikut gambar umum apa saja yang bisa anda lakukan dengan Trello.

1. Melihat kemajuan pekerjaan anda

Entah itu anda masih duduk di bangku SMA atau kuliah maupun bekerja, pastinya ada memiliki tugas atau pekerjaan yang harus anda lakukan. Trello dapat membantu anda melakukan hal tersebut dan bahkan anda bisa mengatur deadline kapan tugas tersebut harus selesai.

2. Menyimpan informasi apapun

Mulai dari daftar belanja, resep masakan, hingga catatan pribadi bisa anda lakukan dengan mudah. Tidak hanya tulisan, anda juga bisa menambahkan gambar untuk memperjelas catatan anda.

3. Berdiskusi dengan keluarga bahkan teman kantor

Aspek inilah yang membuat Trello bisa anda gunakan untuk berbagai hal. Misalnya anda memiliki rencana merayakan ulang tahun anak anda yang paling kecil, anda bisa mengundang anak pertama dan istri anda untuk merencanakan ulang tahun tersebut. Selain untuk keperluan keluarga, tentu keperluan kantor untuk pekerjaan juga bisa anda lakukan.

4. Berbagi

Karena bisa mengundang keluarga dan teman, anda juga bisa membagi apapun tulisan dan catatan yang anda buat ke orang lain dengan mudah. Sebagai contoh jika dirasa pekerjaan anda terlalu berat, anda bisa meminta teman kantor anda untuk membantu pekerjaan.

Cara menggunakan Trello

Setelah anda paham apa saja yang bisa anda lakukan dengan Trello, mari kita bahas bagaimana cara menggunakan Trello. Anda harus mendaftar terlebih dahulu di Trello sebelum bisa menggunakannya. Setelah mendaftar, silahkan masuk dengan akun yang baru anda buat.

Untuk membantu kita bisa lebih memahami dengan cepat, Trello menggunakan 3 istilah, yaitu Boards, List, dan Cards. Selain itu, penulis akan langsung menggunakan studi kasus dalam menggunakan Trello. Studi kasusnya yaitu menulis untuk blog ini.

Boards

Boards atau bahasa indonesia-nya yaitu papan menandakan pekerjaan atau proyek apa yang saat ini anda kerjakan. Karena studi kasusnya kali ini adalah menulis di blog ini, maka penulis berikan tema board-nya adalah “Menulis Windowsku”. Silahkan sesuaikan dengan tugas atau proyek yang anda kerjakan.

Cara membuat board baru di Trello adalah klik “Boards” pada pojok kiri atas browser anda dan klik “Create new board…”

Berikan nama board anda. Anda juga bisa memilih tampilan board anda seperti apa di gambar bagian kanan. Jika sudah, klik “Create Board”. Board untuk proyek “Menulis Windowsku” sudah kita buat. Tentu saja silahkan anda buat sesuai proyek atau tugas yang anda kerjakan saat ini.

Langkah selanjutnya dalam cara menggunakan Trello yaitu membuat List.

List

List biasanya digunakan untuk membuat tahapan proyek apa saja yang harus kita perhatikan agar proyek selesai. Tentu hal ini dapat berubah tergantung judul dari board anda.

Sangat mudah untuk membuat List. Dibawah dari nama Board anda, silahkan ketik nama List-nya yang akan anda buat. Dalam List atau Daftar kali ini, penulis membuat dengan judul “Daftar Judul Artikel Selanjutnya”. Di dalam List inilah semua judul artikel yang ditulis tercantum. Jika sudah, klik “Add List”.

Sekarang, kita harus memikirkan apa saja tahapan-tahapan agar daftar yang ada di List selesai dilakukan dengan hasil maksimal. Untuk penulis sendiri, saya membuat 3 tahapan lagi setelah penulis selesai membuat judul artikel, yaitu:

1. “B. Sedang Ditulis” : Berisi daftar artikel yang saat ini sedang dikerjakan.
2. “C. Diulas Kembali” : Berisi daftar artikel yang di-review sebelum masuk untuk dipublikasikan.
3. “D. Selesai” : Seluruh daftar artikel yang sudah selesai akan masuk dalam List ini.

Card

Di Card ini, anda harus menulis apa saja tugas atau ide yang harus anda selesaikan agar proyek anda berhasil. Untuk tahap pertama ini, penulis akan membuat card baru pada List A yaitu “A. Daftar Judul Artikel Selanjutnya”. Caranya sangat mudah.

Klik “Add a card”. Kemudian, berikan nama card anda. Pada gambar diatas, penulis sudah membuat 3 card atau dalam studi kasus ini adalah 3 judul artikel yang akan penulis buat.

Setelah selesai membuat card, anda bisa mengubah pengaturan card tersebut dengan cara klik saja di card-nya. Anda bisa memberikan deskripsi dan memberikan jatuh tempo kapan tugas tersebut harus selesai seperti gambar diatas. Disini, penulis memberikan jatuh tempo bahwa artikel ini harus tayang Senin, 13 Agustus 2018.

Anda bisa menambahkan Label untuk memberikan warna pada Card yang anda pilih. Cara ini sangat tepat untuk menunjukkan prioritas pengerjaan Card. Misalnya jika anda memberikan Card anda berlabel Merah, maka card tersebut harus dikerjakan terlebih dahulu.

Memindahkan Card ke List lain

Karena List disini bertugas sebagai tahapan-tahapan agar proyek kita selesai, maka kita perlu memindahkan card yang sudah kita buat ke List lain. List A merupakan daftar judul artikel yang harus buat, sehingga penulis harus memindahkannya ke List B agar ada artikel yang harus penulis kerjakan.

Caranya juga sangat mudah, klik tahan dan geser card tersebut ke List yang anda inginkan seperti animasi diatas. Sehingga artikel nomor 1 merupakan artikel yang saat ini penulis kerjakan.

Mengundang keluarga atau teman untuk membantu pekerjaan

Anggap saja penulis saat ini selesai membuat artikel nomor 1 dan ingin melanjutkan artikel nomor 2, maka penulis akan menggeser ke tahapan selanjutnya sama seperti sebelumnya. Namun disini penulis membutuhkan bantuan agar orang lain membantu mengulas kembali artikel yang sudah dibuat.

Untuk mengundang teman, silahkan klik icon tambah teman (1). Kemudian, isikan alamat email teman (2) anda serta kalimat ucapan undangannya (3) seperti gambar diatas. JIka sudah, klik “Send Invitation” (4). Teman anda akan menerima undangannya dan harus mengklik tautan yang dikirim untuk bisa mulai mengerjakan bersama di Trello. Kemudian, teman anda harus membuat akun Trello agar dia bisa mulai membantu anda.

• 

• 

Langkah selanjutnya adalah membawa teman baru anda agar mengerjakan tugas yang ada di card anda. Caranya mudah, klik icon pensil pada card seperti gambar diatas, kemudian klik “Change Members” (1). Kemudian, klik saja nama teman yang baru saja anda tambahkan (2). Jika sudah, klik “Save” untuk menyimpan pengaturannya.

Jika teman anda membuka Trello-nya, maka dia akan menerima notifikasi bahwa ia telah ditugaskan untuk mengerjakan card tersebut seperti gambar diatas.

Berkomentar dalam Card

Jika anda ingin bertanya sesuatu tentang tugas yang diberikan, anda bisa berkomentar di dalam card tersebut. Klik saja Card yang ingin anda komentari dan ketik saja komentar anda (1). Jika sudah, klik “Save” (2).

Ketika teman anda berkomentar, tentu komentar teman anda muncul di Trello milik anda. Anda pun bisa membalas di Trello anda dengan mudah seperti gambar diatas. Klik saja “Reply” pada komentar yang ingin dibalas dan mulai ketik.

Menandai bahwa card tersebut telah selesai

Jika anda atau teman anda selesai mengerjakan card tertentu, silahkan pindahkan card tersebut ke List “Selesai”. Kemudian, klik card tersebut dan beri tanda centang pada “Due Date” seperti animasi diatas.

Bagaimana menurut anda artikel Cara Menggunakan Trello?

Selain Excel yang juga bisa digunakan untuk manajemen proyek, Trello menawarkan cara yang keren untuk mengatur tugas dan pekerjaan anda, sehingga anda lebih produktif. Apalagi Trello juga menawarkan opsi untuk berkolaborasi dengan teman dan keluarga, bisa jadi Trello akan menjadi kandidat aplikasi yang akan terus anda gunakan untuk jangka panjang. Lalu, bagaimana menurut anda Trello? Bagaimana cara anda sebelumnya dalam mengatur pekerjaan anda? Silahkan tulis di kotak komentar.