Apakah pekerjaan anda menuntut anda untuk terus menggunakan layanan email? Jika benar, anda wajib tahu bagaimana cara menggunakan Outlook agar anda lebih produktif dalam pekerjaan anda. Outlook merupakan aplikasi yang selalu ada ketika anda memasang Microsoft Office, jadinya aplikasi ini kemungkinan besar sudah ada di komputer anda dan tinggal anda jalankan saja.
Apa itu Outlook?
Sebelum kita mulai artikel cara menggunakan Outlook, mungkin ada pembaca yang belum terlalu paham mengenai aplikasi ini. Outlook adalah aplikasi pengolah atau manajemen email yang sangat kuat dan memiliki fitur yang kaya. Dengan Outlook, anda tidak perlu mengakses email anda lewat browser dan bahkan anda bisa menghubungkan lebih dari 1 email. Sehingga, anda bisa mengakses banyak alamat email di satu tempat.
Hampir seluruh aksi yang biasa anda lakukan di email web bisa juga anda lakukan di Outlook, mulai dari membalas email, flagging, filter email, proteksi spam, dan masih banyak lagi. Setelah anda menggunakan Outlook, penulis yakin produktivitas anda akan meningkat.
Cara menghubungkan akun email ke Outlook
Sebelum tahu bagaimana cara menggunakan Outlook, langkah awal tentunya anda harus menghubungkan akun email anda ke aplikasi Outlook. Seluruh layanan email terkenal seperti Gmail, Outlook, Yahoo, Mail.com, dan masih banyak lagi bisa anda hubungkan ke Outlook. Mari kita sama-sama mulai hubungkan.
Cara menghubungkan Gmail ke Outlook
Disini, penulis akan menggunakan akun Gmail untuk dihubungkan dengan Outlook sebagai contoh. Jika anda ingin menghubungkan akun lain, anda bisa melewatkan langkah ini. Jika anda ingin menghubungkan akun Gmail anda, ada beberapa hal yang harus kita atur terlebih dahulu. Pertama adalah anda harus mengaktifkan verifikasi 2 langkah dan kedua adalah memasukkan perangkat komputer anda sebagai perangkat terpercaya.
1. Mengaktifkan verifikasi 2 langkah
Dengan verifikasi 2 langkah, akun Gmail atau Google anda menjadi lebih aman karena ketika anda login, anda perlu memasukkan kode lagi yang dikirimkan ke HP anda. Sehingga, ketika anda memasukkan password untuk akun anda, Google akan SMS HP anda yang berisi kode dan anda harus memasukkan kode tersebut untuk masuk ke akun anda.
Jika anda sudah mengaktifkan verifikasi 2 langkah sebelumnya, anda tak perlu mengikuti langkah ini. Jika belum, kunjungi halaman Login & Keamanan dan jangan lupa login terlebih dahulu dengan akun Gmail dan password anda seperti biasa. Setelah selesai, silahkan geser ke bawah hingga anda menemukan bagian seperti gambar diatas. Klik saja “Verifikasi 2 Langkah” untuk mulai menggunakannya.
Kemudian, akan ada informasi mengenai verifikasi 2 langkah. Klik “Mulai” untuk melanjutkan. Masukkan password Gmail anda lagi dan klik “Berikutnya”.
Kemudian, masukkan nomor HP anda. Klik “Selanjutnya” untuk melanjutkan.
Google akan mengirim SMS kepada anda. Masukkan kode tersebut di kolom yang tersedia. Jika sudah, klik “Selanjutnya”.
Maka muncul tampilan seperti gambar diatas. Klik “Aktifkan” dan verifikasi 2 langkah sudah aktif. Selanjutnya, mari kita lanjutkan untuk mengizinkan komputer anda untuk mengakses Gmail anda dengan membuat password khusus.
2. Membuat password aplikasi untuk Gmail
Setelah anda berhasil mengaktifkan verifikasi 2 langkah, akan ada menu baru yaitu “Sandi aplikasi” seperti gambar diatas. Klik saja menu tersebut untuk memulai mengizinkan Outlook untuk mengakses Gmail anda.
Ketika anda klik, anda akan diminta kembali memasukkan password. Anda juga akan dikirimkan SMS sebagai verifikasi 2 langkah. Setelah selesai, anda diminta untuk menentukan jenis aplikasi. Aturlah seperti gambar di atas yaitu dengan memilih “Email” dan perangkatnya adalah “Komputer Windows”. Jika sudah, klik “Buat”.
Selanjutnya, password untuk aplikasi anda akan terbuat secara otomatis seperti gambar diatas. Password itu yang nantinya akan kita gunakan untuk masuk ke Gmail anda menggunakan Outlook.
Mulai menghubungkan akun email ke Outlook
Buka aplikasi Outlook. Jika anda belum pernah menghubungkan email sebelumnya ke Outlook, maka tampilannya seperti gambar diatas. Penulis sudah memasukkan alamat email sebagai demo kita di artikel ini yaitu “achmedeanonym[at]gmail.com”. Jika sudah, klik “Connect”.
Jika gambar sebelumnya tidak muncul, silahkan klik menu “File” > “Add Account” seperti gambar diatas.
Tunggu beberapa saat hingga Outlook memproses akun anda. Setelah itu, anda diminta untuk memasukkan password email anda. Jika anda menggunakan Gmail, masukkan password yang sudah anda buat barusan pada saat membuat aplikasi. Klik “Connect” untuk melanjutkan.
Tunggu beberapa saat hingga proses penghubungan selesai. Jika selesai, maka keluar tampilan seperti diatas. Klik OK untuk melanjutkan.
Setelah anda klik OK, Outlook akan melakukan sinkronisasi seluruh Email anda, sehingga email seperti kotak masuk dan surat yang terkirim bisa anda akses layaknya anda menggunakannya di web. Ada juga email dari Outlook untuk mengetes apakah pengaturan anda berhasil atau tidak.
Mengirim email
Banyak tombol-tombol yang biasa anda pakai ada di tab “Home” seperti gambar diatas. Mulai dari membuat email baru maupun membalas email, bisa anda lakukan disana.
Sebagai contoh, penulis ingin membuat email baru, silahkan klik “New Email”. Maka jendela baru akan muncul seperti diatas. Tinggal masukkan alamat email yang dituju, email CC atau BCC jika ada, dan silahkan anda mulai mengetik isi email anda.
Bagaimana menurut anda artikel Cara Menggunakan Outlook?
Diharapkan setelah anda menggunakan Outlook, anda bisa jadi lebih produktif dalam pekerjaan anda. Lalu, apakah ada pertanyaan mengenai aplikasi Outlook ini? Bagaimana menurut anda aplikasi Outlook ini? Silahkan tulis di kotak komentar pengalaman anda.