BerandaProduktivitas7 Tips Membuat Dokumen Apapun Super Cepat di Microsoft Word!

7 Tips Membuat Dokumen Apapun Super Cepat di Microsoft Word!

Tips Membuat Dokumen Cepat Microsoft Word Header

Anda seorang mahasiswa atau pekerja yang sering menggunakan Microsoft Word untuk membuat dokumen? Anda sangat tepat datang kesini karena disini, anda akan mempelajari bagaimana cara membuat dokumen apapun jenisnya dengan cepat serta waktu sesingkat-singkatnya, sehingga tidak ada kata terlambat lagi anda dan anda bisa menghemat waktu berharga anda.

1. Styles

Fitur ini bahkan sudah ada dari Microsoft Word 2003 dan masih sangat jarang orang memakainya. Dengan Styles, kita bisa menyimpan format tertentu dan kita dapat menggunakannya berulang kali. Jika kita menggunakan styles dan anda ingin mengubah pengaturannya, anda tinggal mengubahnya sekali dan seluruh elemen yang menggunakan style tersebut akan ikut berubah.

Dokumen Microsoft Word

Sebagai contoh pada gambar diatas, saya menggunakan style Heading 1 untuk “Bab Pertama” dan “Bab Kedua”. Dan anda bisa membayangkan ketika anda membuat dokumen berupa laporan, pastinya akan banyak bab yang akan anda gunakan.

Lalu, bagaimana jika tiba-tiba ditengah jalan, anda ingin merubah penampilan Bab? Misalnya saja anda ingin mengubah alignment atau letak bab menjadi ke tengah, apakah anda harus menggantinya satu per satu?

Mengubah Style Heading 1

Namun tidak jika anda menggunakan Style. Anda cukup merubah pengaturannya sekali dan seluruh “Bab” akan berubah tampilannya sesuai dengan apa yang ada atur. Caranya adalah klik kanan pada style Heading 1 dan klik “Modify…”. Kemudian, aturlah style tersebut sesuai keinginan anda. Jika sudah klik OK.

Bisa anda lihat pada animasi di atas, seluruh elemen yang menggunakan style Heading 1 akan berubah. Bisa anda bayangkan betapa banyak waktu yang akan anda hemat jika menggunakan style di dokumen anda. Selain itu, Styles dapat membuat dokumen anda lebih konsisten. Sehingga tidak ada satu paragraf pun yang memiliki pengaturan yang berbeda dengan paragraf lain.

Ada banyak trik yang bisa anda pakai di Style ini dan kami sudah merangkumnya di artikel bagaimana cara menggunakan Style di Microsoft Word. Anda juga bisa menambah, mengubah, dan menghapus style dan semuanya dibahas di artikel tersebut.

2. Autocorrect

Seperti namanya, Autocorrect digunakan untuk memperbaiki kata yang pengetikannya salah secara otomatis. Fitur ini tentu sangat membantu kita, namun saat ini kita ingin menggunakan Autocorrect ini untuk tujuan lain. Autocorrect ini akan kita pakai sepakai penyingkat pengetikan.

Dalam membuat dokumen apapun jenisnya, pasti kita sering mengetik sebuah kata bahkan kalimat yang berulang-ulang. Daripada mengetik kata tersebut secara penuh, kita bisa mendaftarkan huruf yang lebih singkat dan Microsoft Word akan mengubahnya menjadi kata penuh.

Autocorrect Options

Studi kasusnya: Misalnya dokumen yang anda buat banyak menggunakan kata “Saya” dan anda ingin menyingkatnya. Pertama, klik File > Options. Kemudian, klik “Proofing” dan klik “AutoCorrect Options…”.

Menambah Autocorrect Word

Kemudian pada kolom “Replace:”, ketik huruf penyingkatnya. Pada kolom “With:”, ketik kata penuhnya. Pada gambar diatas, ini artinya ketika saya mengetik huruf “s”, maka secara otomatis Microsoft Word akan menggantinya menjadi kata “saya”. Jika sudah, klik tombol “Add” dan klik “Ok”.

Autocorrect Di Microsoft Word

Seperti animasi diatas, Microsoft Word secara otomatis mengganti huruf “s” menjadi “saya”. Tugas anda berikutnya adalah mendaftar kata-kata lain yang mungkin sering anda ketik nantinya. Pastinya banyak sekali waktu anda terselamatkan dengan menggunakan trik ini.

3. Find & Replace

Sesuai namanya, fungsi dari Find & Replace adalah menemukan kata atau kalimat dan menggantinya dengan yang baru. Hal ini sangat bermanfaat jika anda memiliki kesalahan kata yang banyak di satu dokumen. Misalnya saja ada kata “akademi”, namun kata tersebut salah dan seharusnya huruf depannya menggunakan huruf besar yaitu “Akademi”.

Find Replace Word

Untuk menggunakannya, tekan tombol CTRL + H untuk membuka jendela Find & Replace. Kemudian pada kolom “Find what:”, ketik kata atau kalimat yang ingin anda ganti. Kemudian pada kolom “Replace with:”, ketik kata atau kalimat yang seharusnya. Jika sudah, klik “Replace” untuk menggantinya satu persatu atau klik “Replace All” untuk menggantinya semua.

4. Quick Access Toolbar

Quick Access Toolbar Perintah Word

Quick Access Toolbar adalah Toolbar yang terletak di pojok kiri atas layar anda. Disana, anda bisa mengakses beberapa perintah yang sering kita pakai. Tentu anda bisa menambah perintah lain yang sering anda pakai dengan mudah.

Quick Access Toolbar Word

Caranya adalah klik File > Options > Quick Access Toolbar. Kemudian pada panel kiri, pilih perintah yang paling sering anda pakai. Jika sudah, klik “Add >>”. Tambahkan perintah-perintah lain sesuai kebutuhan anda. Anda juga bisa menghapus perintah di Quick Access Toolbar dengan klik “<< Remove”.

5. Menghafal dan membiasakan menggunakan Shortcut

Microsoft Word memiliki banyak sekali perintah shortcut untuk fitur-fiturnya. Sehingga dengan menghafalnya dan sering menggunakannya, banyak waktu yang anda hemat. Lalu bagaimana cara kita menghafal semua shortcut-shortcut tersebut?

Informasi Shortcut Keyboard Perintah Word

Setiap kali anda menggunakan fitur-fitur di Microsoft Word, anda bisa melihat kombinasi shortcut dengan cara arahkan pointer mouse tersebut ke perintah yang ingin anda jalankan. Seperti pada gambar diatas, shortcut untuk menengahkah paragraf yaitu CTRL + E. Jadi sebelum anda menjalankan perintah, lihat dulu apa shortcut-nya dan gunakan shortcut itu saja daripada menggunakannya dengan mouse.

6. Sembunyikan Menu Ribbon dan Menggunakan Focus Mode

Adalah cara yang bagus jika sebelum anda mulai membuat dokumen anda yang panjang, anda sudah mengatur pengaturan styles, ukuran dokumen, margin, dan pengaturan lainnya. Sehingga, anda bisa langsung fokus membuat dokumen tanpa harus mengubah-ubah lagi pengaturannya.

Tombol Menyembunyikan Ribbon Word

Di Microsoft Word, anda bisa menyembunyikan menu Ribbon. Maksud dari menu Ribbon ini adalah menu Home sampai Help. Untuk menyembunyikannya, tekan tombol CTROL + F1. Tampilannya akan jadi seperti ini.

Microsoft Word Tanpa Ribbon

Dengan tampilan ini, anda bisa lebih fokus membuat dokumen.

Tombol Focus Mode Word

Selain itu, Microsoft Word juga memiliki “Focus Mode” dimana mode ini hanya memunculkan lembaran putih dokumen saja. Untuk mengaktifkannya, klik menu View (1) dan klik Focus (2).

7. Menggunakan kolom “Tell Me”

Jika anda menggunakan Microsoft Office 2016, 2019, dan Office 365, Microsoft menambahkan kolom baru bernama “Tell Me”. Kolom ini berfungsi untuk mencari perintah-perintah di Word (dan aplikasi Office lainnya) dengan cepat.

Menggunakan Kolom Pencarian Untuk Mencari Fitur Word

Seperti animasi diatas, saya hanya perlu gunakan kolom “Tell Me” kemudian mengetikkan perintah yang ingin saya gunakan. Dengan cara ini, anda tidak perlu menghafal dimana letak perintah tersebut.

Membuat dokumen apapun jadi lebih cepat dengan tips-tips ini

Apapun tugas dan pekerjaan anda, pastikan anda selesaikan dengan cepat, agar anda bisa mengerjakan pekerjaan lain atau anda bisa istirahat. Teknologi memang seharusnya kita bisa bekerja lebih efisien dan bukan sebaliknya. Bagi anda yang ingin belajar Microsoft Word, kami juga memiliki artikel khusus agar anda bisa belajar lebih cepat.

Apakah anda memiliki tips lain? Bagaimana menurut anda artikel ini? Yuk berikan komentarmu di kolom komentar dibawah ini.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.